Les quatre piliers d'un assistant IA configuré pour votre travail

Le point de départ que je rencontre le plus souvent chez un dirigeant : l'abonnement à Claude ou à ChatGPT est payé, et il sert surtout à reformuler un mail de temps en temps. Personne ne leur a expliqué qu'un assistant IA se configure, comme un poste de travail.

Sans configuration, chaque conversation repart de zéro : vous réexpliquez qui vous êtes, vous recollez vos documents, vous redécrivez le format que vous voulez. Avec, l'assistant connaît votre métier, vos dossiers et vos habitudes avant que vous tapiez la première ligne.

Quand je fais un Setup IA, je travaille sur quatre piliers.

1. Les compétences : un savoir-faire écrit une fois

Une compétence (une « skill », dans Claude) est une tâche que vous décrivez une fois pour toutes, et que l'assistant sait ensuite refaire à la demande.

Prenez le compte rendu d'un appel de découverte avec un prospect. Sans compétence, vous réécrivez à chaque appel la même consigne, plus ou moins bien. Avec, vous l'avez décrite une fois :

• le format de sortie : contexte du client, besoin identifié, budget évoqué, prochaine étape ;
• les règles : pas de reformulation creuse, et un point d'attention sur le budget s'il a été mentionné ;
• l'angle : le compte rendu sert à préparer votre proposition, pas à archiver l'appel.

Ensuite, vous donnez la transcription brute, et le compte rendu sort dans ce format, à chaque fois. La compétence vaut pour tous les appels suivants.

Les bonnes candidates sont les tâches qui reviennent à l'identique : comptes rendus, relances, synthèses, réponses aux questions fréquentes.

2. Les tâches planifiées : ce qui tourne sans vous

Certaines tâches n'ont pas besoin que vous les lanciez. Une tâche planifiée s'exécute à date fixe : un briefing prêt le lundi matin avant le début de votre semaine, le point sur les factures impayées, la liste des prospects à relancer.

C'est le pilier qui impressionne le plus, et celui que je pose en dernier. Une tâche planifiée répète une compétence sans que personne relise au moment où elle tourne. Elle ne doit donc reposer que sur une compétence qui a déjà fait ses preuves à la main.

3. Les projets : un espace par dossier

Un projet regroupe tout ce qui concerne un client, une activité ou un dossier : ses documents de référence, ses instructions, son historique. Chaque conversation ouverte dans le projet part de ce contexte, sans rien recoller.

C'est le pilier le plus simple à poser et celui qui change le plus vite le quotidien. Les instructions du projet accueillent la page de contexte qui dit à l'assistant qui vous êtes, pour qui vous travaillez et ce qu'il ne doit jamais inventer. J'en détaille le contenu dans cet article sur la page de contexte.

Ranger ses documents dans un projet a aussi un effet sur l'abonnement : on évite de les joindre à chaque conversation. J'en parle dans l'article sur la jauge de l'abonnement.

4. La mémoire : ce que l'assistant retient de vous

La mémoire, c'est ce que l'assistant retient d'une conversation à l'autre : votre métier, vos préférences d'écriture, votre façon de travailler. Vous n'avez plus à tout réexpliquer.

C'est aussi le pilier qui demande le plus de vigilance. Ce que l'assistant retient, il le réutilise. On regarde donc ensemble ce qu'il a gardé, et on retire ce qui n'a rien à y faire, en particulier tout ce qui relève des données de vos clients.

Par où on commence

Je ne pose pas les quatre piliers d'un coup, et pas dans cet ordre-là.

Avant toute installation, on écrit ce qui a le droit d'entrer dans l'outil et ce qui n'y entre jamais. C'est ma règle de départ chez chaque client, et elle conditionne tout le reste.

Ensuite, on part de l'audit de vos tâches, sur vos vrais fichiers. Ce qui revient chaque semaine et vous coûte le plus désigne les premières compétences. Les projets se posent en même temps, parce qu'ils ne demandent presque rien. Les tâches planifiées viennent quand une compétence tourne bien à la main. Et vous repartez avec une procédure écrite pour chaque automatisation, pour savoir la faire tourner seul.

Un dirigeant que j'accompagne chaque mois depuis mars reçoit ainsi un briefing prêt chaque lundi. Il n'a jamais écrit une ligne de code.

Le déroulé et les formules sont sur la page Setup IA.